1. OBJETIVO: Adoptar las políticas internas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las disposiciones señaladas en la ley 1581 de 2012 (Ley de datos personales), y las reglamentaciones del Decreto 1377 de 2013, en cuanto al uso, circulación, recolección y supresión de datos personales, armonizadas con la ley 1712 de 2014 (Ley de transparencia y acceso a la información pública).
2. ALCANCE: La política de tratamiento y protección de datos personales presentada a continuación, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento de la Agencia de Educación Superior de
Medellín- SAPIENCIA como responsable y/o encargada del tratamiento de los datos personales y de los datos que manejan los operadores.
3. MARCO NORMATIVO:
• Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. DEFINICIONES:
1. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el tratamiento de las bases de datos.
2. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
3. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
4. Tratamiento: operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretenda dar a los datos personales.
6. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sean objeto de
tratamiento por parte de la Agencia.
7. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse.
8. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
9. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular.
10.Dato Semiprivado: Aquél que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios, a los que se refiere la ley 1266 de 2008.
11.Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la Intimidad del Titular o cuyo uso Indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva Intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
12.Dato Biométrico: Es la aplicación de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de un individuo, para su autentificación, es decir, para verificar su identidad.
13.Información Pública: Es toda la información que se genere, obtenga, adquiera, o controle un sujeto obligado en su calidad de tal conforme a le ley 1712 de 2014, es decir, aquella que procede o genera cualquier órgano de naturaleza pública ue cumpla funciones administrativas, incluidos los particulares; los que manejen recursos públicos como parafiscales, partidos y movimientos políticos o grupos significativos de ciudadanos.
14.Causahabientes: Serán quienes ostenten la calidad de herederos o sucesores del titular de la información objeto del tratamiento. Los cuales, deberán acreditar su calidad conforme a la ley (registro civil, etc.), cuando soliciten consulta o presente reclamaciones sobre la información que repose en las bases de datos de la entidad.
15.Consultas: Posibilidad que tiene los titulares o sus causahabientes de consultar la información del titular que reposen las bases de datos de la entidad.
16.Reclamos: Son las peticiones elevadas por el titular, sus causahabientes, cuando consideren que la información contenida en la base de datos de la entidad, debe ser corregida, actualizada o suprimida; o cuando evidencia incumplimiento de los deberes de la entidad en el tratamiento de la información.
17.Terceros Autorizados. Los operados o personas que intervienen de manera directa o indirecta con el desarrollo de las funciones de SAPIENCIA, y han sido autorizados por los titulares para el tratamiento su información, quienes están sujetos a los deberes que en materia de protección de datos señala la ley y deberán aplicar las políticas, adoptadas para el efecto por esta entidad.
18.Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
19. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Agencia de Educación Superior de Medellín- SAPIENCIA identificada con NIT 900.602.106-0, y con domicilio en Medellín, transversal 73 N° 65-296 sector el volador.
Línea de atención telefónica PBX 4447947, correo electrónico info@sapiencia.gov.co y la oficina de atención al ciudadano disponibles de lunes a jueves de 8:00am a 12:30pm y de 1:30pm a 5:15pm y los viernes de 8:00am a 12:30pm y 1:30pm a 4:00pm. Página web: www.sapiencia.gov.co.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La información, que solicite, se entregue y/o recolecte por SAPIENCIA, será con el objetivo de cumplir las funciones asignadas a la Agencia, por tanto, la información que repose en la entidad será para los siguientes fines:
1. Realizar análisis, valoración y estadísticas que permitan generar políticas y/o normas en materia de educación superior.
2. Realizar los procesos de selección de los beneficiarios de cada uno de los fondos de educación superior administrados por esta entidad, para verificar las condiciones de acceso y permanencia en los fondos; así como para exigir las obligaciones no condonadas, de manera judicial o extrajudicial.
3. Realizar procesos de contratación y verificar condiciones de elegibilidad, el cumplimiento de requisitos y la información suministrada por el contratista; así como para realizar estudios, estadísticas e informes en materia de contratación.
4. Desarrollar todas aquellas actividades o actuaciones que enmarquen dentro del objeto social y requieran la utilización concreta de cifras, caracterizaciones o cualquier tipo de información.
Así mismo la Agencia de Educación Superior de Medellín- SAPIENCIA suministrará la información de datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación contractual, a fin de:
• Brindar asistencia técnica o mesas de ayuda tecnológicas
• Facilitar la implementación de programas en el cumplimiento de los mandatos legales.
• Manejar y administrar las bases de datos de los fondos de educación superior
• Brindar respuestas a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) cuando estén vinculadas varias entidades.
• Brindar respuestas a organismos de control.
En los eventos en que se haga transferencia o se encargue a un tercero del uso de las bases de datos se firmará una licencia de uso de base de datos, en la cual el tercero responsable se obliga con la Agencia de Educación Superior de Medellín- SAPIENCIA
a dar cumplimiento a lo aquí estipulado.
Finalmente, cuando la Agencia de Educación Superior de Medellín- SAPIENCIA, reciba información que haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por las IES de Educación superior de Medellín, como último interviniente en la cadena informativa, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por ella misma.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:
Los titulares de los datos personales, gozan de los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales inexactos, incompletos fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ¡e ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por Infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Conocer la política de tratamiento de datos de la Agencia y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
8. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS, FELICITACIONES (PQRSDF) SOBRE DATOS PERSONALES:
La Agencia de Educación Superior de Medellín- SAPIENCIA, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta política.
La Subdirección Administrativa, Financiera y de Apoyo a la Gestión, será la encargada de hacer la asignación, consolidación y seguimiento al trámite de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF) que, sobre el particular, se formulen ante Sapiencia. En ese orden de ideas, le corresponderá la asignación según la competencia de las PQRSDF la verificación de la oportunidad en la respuesta la atención y trámite de solución de las quejas, así como el manejo del correo electrónico y la página web cuando se ejerzan a través de estos medios, dichas peticiones.
Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado al encargado de la atención al ciudadano, de todas las respuestas de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones que se reciban por parte de los titulares de datos personales en los tiempos establecidos por la ley.
9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, DENUNCIAS Y FELICITACIONES (PQRSDF) DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados, transmitidos, o transferidos por la Agencia de Educación superior de Medellín- SAPIENCIA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a
conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la ley de protección de datos personales:
9.1 FORMAS Y MEDIOS DE PRESENTACIÓN DE LAS PQRSDF.
Formas
Las consultas y reclamos pueden ser presentadas por particulares u otras autoridades en cualquiera de las siguientes formas:
a) Por escrito.
b) Verbal.
Canales oficiales de recepción. Los canales oficiales definidos por la Agencia para la recepción de las – PQRSDF- presentadas por la ciudadanía son los siguientes:
a. Radicación en el punto de atención o dependencia que haga las veces para la recepción de documentos o en su defecto el archivo de la entidad.
b. A través del buzón de sugerencias.
c. Envío de correo electrónico (info@sapiencia.gov.co): Las solicitudes que sean remitidas por este medio deberán radicarse y contestarse en los mismos términos establecidos en la ley.
d. Página web de la entidad. Para este efecto, se dispone de un enlace en la página electrónica de SAPIENCIA donde se podrá descargar el formulario para la atención de la PQRSDF
e. Línea única de atención a la ciudadanía PBX 4447947.
9.2 TÉRMINOS DE RESPUESTA:
1. Las peticiones de información y copias o fotocopias de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en este lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la Administración ya no podrá negar la entrega de la información o de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia, las copias o fotocopias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
2. Las peticiones de documentos y de información provenientes de otras entidades o autoridades públicas, deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción.
3. Las peticiones mediante los cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
4. Las solicitudes a que se refiere el inciso 2° del artículo 8° de la Ley 393 de 1997 (Acción de Cumplimiento), o la norma que la modifique, adicione o sustituya, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción en la entidad.
5. Recurso de reposición, de conformidad con la Ley 1437 de 2011, la Agencia de Educación Superior tendrá un término de respuesta de 2 meses contados a partir de la recepción del mismo.
6. Las peticiones de carácter general, deberán resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.
7. Las peticiones formuladas por los congresistas, deberán resolverse dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, de conformidad a la ley 5 de 1992.
9.3 AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS.
Los términos de las respuestas se verán ampliados o interrumpidos de la siguiente manera y respecto de las siguientes peticiones.
Consulta De Información: Cuando por razones objetivas y claras no sea posible atender la consulta formulada por el titular o sus causahabientes, se informará por escrito al Interesado antes del vencimiento expresando los motivos y señalando la fecha en que se dará respuesta. En este evento, el término para resolver se amplía en cinco (5) días, posteriores al vencimiento inicial.
Reclamos:
Cuando por razones objetivas y claras no sea posible atender el reclamo formulado por el titular o sus causahabientes, se informará por escrito al interesado antes del vencimiento expresando los motivos y señalando la fecha en que se dará respuesta. En este evento, el término para resolver se amplía en ocho (8) días, posteriores al vencimiento inicial.
Si no se informa antes del vencimiento, no se puede hacer uso de la ampliación de los términos, por lo cual se debe resolver de fondo dentro del término legal e inicialmente establecido acorde con la petición de que se trate.
Esto implica que se debe analizar la petición antes de que se cumpla el término para resolver para poder informar al peticionario oportunamente ya que, si no se informa antes del vencimiento del plazo, la solicitud deberá resolverse de fondo a más tardar el último día conforme a los términos señalados y al tipo de petición.
10. AUTORIZACIONES.
En los eventos en que se requiera autorización del titular para el tratamiento de datos, la misma será diligenciada en formularios adoptados por la entidad en forma física y/o digital, garantizando en todo caso, la consulta y verificación de la misma.
Tratándose de menores de edad, la autorización debe ser expresada por el representante legal, tutor o curador.
11. CUSTODIA Y MANEJO BASE DE DATOS.
Si con ocasión de las obligaciones y productos contractuales hay lugar a la recolección, administración, custodia y tratamiento de datos personales de terceros en bases de datos durante la vigencia del presente contrato, SAPIENCIA en su condición de RESPONSABLE del tratamiento de estos, exigirá al contratista que en su condición de ENCARGADO, recolectar, custodiar, conservar, hacer el tratamiento de los datos en cumplimiento a la normativa sobre la materia y al Manual de Política de Protección de Datos Personales de la Agencia. De igual manera, EL CONTRATISTA deberá estar en capacidad de garantizar la seguridad de la información que llegare a recibir por parte de SAPIENCIA y evitar así la pérdida de datos, la fuga o el hurto de la misma.
En cualquier momento de ejecución de este contrato, SAPIENCIA estará facultada a realizar controles a EL CONTRATISTA que tendrán por objeto corroborar la adecuada custodia y uso de la base de datos entregada por SAPIENCIA.
12. RECOMENDACIONES GENERALES.
Para el efectivo cumplimiento de las funciones de los encargados del tratamiento de la información y para un adecuado uso de los datos personales en armonía con las finalidades del tratamiento, se deberán observar las siguientes recomendaciones:
a) Al momento de resolver una solicitud en el que se pida información de otras personas se deberá analizar el tipo de información pretendida y la calidad del solicitante, así:
Información Pública Clasificada: La que pertenece a un ámbito propio, particular y de una persona natural y/o jurídica. Esta a su vez puede ser:
• Privada
• Semiprivada
• Sensible
• Ninguna de las anteriores
Cuando esté ligada con las tres primeras se debe aplicar las reglas de esta política, para efectos de la autorización para suministrar la información o su rechazo.
Información Pública Reservada: Es la información pública, cuya entrega puede ser negada o rechazada por representar eventuales daños a Intereses públicos.
Se considera como tal:
• La defensa y seguridad nacional.
• La seguridad pública
• Las relaciones internacionales.
• Los datos que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluida las hojas de vida, historia laboral, y los expedientes pensionales, así como la historia clínica.
• La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso
• El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
• La administración efectiva de la justicia
• Los derechos de la Infancia y la adolescencia
• La estabilidad macroeconómica y financiera del país
• La salud pública.
b) En cada una de las convocatorias al momento de Inscripción y legalización de los créditos, se deberá insertar un formato donde se autorice por los postulantes el tratamiento de la información por parte de SAPIENCIA y los operadores que intervienen de manera directa o indirecta en los procesos de ingreso, permanencia y terminación o exclusión del fondo.
c) Se incluirá en los contratos celebrados con personas naturales una cláusula en la que se autorice la verificación de la información suministrada y demás datos personales que tengan relevancia frente al contrato respecto de la persona del contratista.
d) Previo del Inicio de las labores encaminadas a la generación de estadísticas, Informes y/o cifras en las que se incluyan datos personales, salvo excepciones de la misma ley, se solicitará la autorización de los titulares de los datos personales para su tratamiento.
e) Cuando se vaya a realizar uso de imágenes, fotografías o videos de personas, se propenderá porque solo sean partícipes mayores de edad, quienes deberán autorizar a SAPIENCIA para que directamente o a través de sus operadores en las campañas de promoción que realice de la entidad, sus proyectos y programas tanto nivel nacional como internacional, utilice, reproduzca, transmita y/o retransmita su imagen, voz, declaraciones, comentarios y/u opiniones, en videos, grabaciones, fotografías, gráficos, textos, diapositivas y en general cualquier otro material físico, telefónico o electrónico necesario para la campaña que requiera realizar.
f) Cuando se pretenda la transferencia de datos en razón a las finalidades establecidas por la Agencia, se suscribirá una licencia para la autorización de uso y tratamiento de los datos personales.
13. FORMATOS:
• Aviso de privacidad
• Autorización para el tratamiento de datos personales
• Licencia de autorización para el tratamiento de datos personales.
14. APROBACIÓN DE LA POLÍTICA
Esta política de tratamiento y protección de datos personales entró en vigencia en el año 2018, sin embargo, en aras de realizar constantes mejoras en los procesos y actuaciones generadoras de posibles riesgos en la Agencia, se procede a actualizar la presente política de prevención del daño antijurídico, teniendo en cuenta el aumento de casos en materia de defensa judicial y extrajudicial en la Agencia y agregando dentro de su contenido las Denuncias y Felicitaciones como parte integral de lo consagrado en la Ley 1755 de 2015.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia
igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas
en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber
legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras
bases de datos.
En constancia se firma y aprueba en la ciudad de Medellín, el día nueve (9) de
diciembre de dos mil veinte (2020).